Sistem check-in yang baik selalu memiliki jalur cadangan
QR Code dapat mempercepat penerimaan tamu, tetapi operasional hari acara tidak boleh bergantung pada satu perangkat atau satu koneksi internet. Siapkan prosedur yang dapat dipahami semua petugas.
Peralatan minimum
- Dua perangkat pemindai yang sudah login dan diuji.
- Power bank, kabel, serta akses daya.
- Koneksi utama dan hotspot cadangan dari operator berbeda.
- Daftar tamu yang dapat dicari secara offline atau versi cetak terbatas.
Atur jalur pengecualian
Sediakan meja bantuan untuk tamu yang tidak membawa QR Code, nama tidak ditemukan, atau jumlah rombongan berbeda. Jangan menahan seluruh antrean untuk menyelesaikan satu kasus.
Lakukan simulasi sebelum pintu dibuka
Uji kode valid, kode ganda, tamu tanpa kode, serta pemulihan setelah koneksi terputus. Tentukan siapa yang berwenang mengubah data dan siapa yang hanya melakukan pemindaian.
Rekonsiliasi setelah acara
Bandingkan catatan manual dengan data digital, tandai duplikasi, lalu simpan laporan final sesuai kebutuhan pasangan dan venue.
Referensi sistem RSVP dan QR: RSVP.link—QR Codes and Online RSVP.